Privacy
Verklaring inzake de bescherming van data van klanten en leveranciers
Kinly spant zich in voor de bescherming van de persoonsgegevens van bezoekers van deze website (Kinly.com), onze klanten en leveranciers en elke derde partij of persoon die banden met Kinly heeft. We willen een veilige gebruikservaring bieden.
Deze verklaring inzake de bescherming van data van klanten en leveranciers (hierna: de ‘verklaring’) zet uiteen wat je van Kinly kunt verwachten wanneer wij bepaalde gegevens over je verzamelen.
Reikwijdte van de verklaring
Deze verklaring beschrijft welke typen persoonsgegevens worden verzameld door bedrijven die deel uitmaken van het Kinly-concern (zoals aan het einde van de verklaring vermeld en gezamenlijk aangeduid als ‘Kinly’, ‘wij’, ‘ons).
Deze verklaring zet daarnaast uiteen hoe we gebruikmaken van persoonsgegevens, met wie we die delen, hoe lang we die opslaan, of we die overdragen aan entiteiten in andere landen en wat jouw rechten als betrokkene (‘datasubject’) zijn.
Kinly is op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming/General Data Protection Regulation (hierna: ‘GDPR’) een verwerkingsverantwoordelijke (‘data controller’) met betrekking van jouw persoonlijke gegevens.
Bezoekers van deze website
Als je kinly.com bezoekt, maken we gebruik van een dienst van een derde partij (Google Analytics) voor het verzamelen van standaard loggegevens over het internetgebruik en informatie over de gedragspatronen van bezoekers. We doen dit om inzicht te krijgen in zaken als het aantal bezoekers van de uiteenlopende onderdelen van de website. Deze informatie wordt louter verwerkt op een manier die het niet mogelijk maakt om iemands identiteit te achterhalen. Wij doen geen pogingen, en laten Google geen pogingen doen, om de identiteit van bezoekers van onze website te achterhalen.
Wat de mailinglijst van Kinly betreft maken we gebruik van Hubspot voor de opslag van persoonsgegevens van mensen die informatie aanvragen via online formulieren op deze website en voor de aanlevering van marketinginformatie aan mensen die zich voor onze mailinglijst inschrijven. Zie voor meer informatie de privacyverklaring van Hubspot.
Welke type persoonsgegevens verwerken we?
Kinly verwerkt de volgende persoonsgegevens van klanten, leveranciers en/of derde partijen:
De naam, het zakelijke e-mailadres, het zakelijke postadres, het zakelijke telefoonnummer, het beroep/de functie, de naam van de organisatie, de afdeling, de branche, de datum van de overeenkomst, het zakelijke faxnummer, het btw-nummer, het fiscaal nummer en bankgegevens.
Kinly zal persoonsgegevens beheren op een manier die waarborgt dat ze accuraat, volledig en up-to-date zijn.
Kinly zal geen persoonsgegevens verzamelen als de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming dit niet toestaat.
Doel van, en rechtsgrondslag voor de verwerking
De persoonsgegevens van klanten, leveranciers en/of derde partijen kunnen voor de volgende doeleinden worden verwerkt:
- het beheer van zakelijke relaties, de afhandeling van orders, de betaling en facturatie voor producten en diensten, het opnemen van contact met klanten/leveranciers;
- de verkoop van producten en levering van onze diensten;
- promotionele activiteiten en direct marketing;
- fraudedetectie en -preventie;
- IT-beveiliging;
- het voldoen aan wettelijke verplichtingen en/of verlenen van assistentie aan onderzoek door toezichthouders, de juridische bijstand van Kinly in het kader van procesvoering of arbitrage, met inbegrip van arbeidsgerechtelijke procedures, en het beschermen van Kinly tegen letsel, diefstal, juridische aansprakelijkheid, fraude, misbruik en andere vormen van wangedrag;
- het beheer van zakelijke transacties (zoals fusies of overnames);
- het beheer van onze bedrijfsactiviteiten, zoals het bewaken van de werking en beveiliging van onze IT-systemen;
- het beheer van incidenten rond de veiligheid en gezondheid op het werk; en
- het beheer van de levering en het transport van producten.
Kinly zal persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en zal dat louter voor beperkte, expliciete en rechtmatige doeleinden doen. We zullen persoonsgegevens niet gebruiken voor enig ander doel dan het doel waarvoor de persoonsgegevens oorspronkelijk werden verzameld, tenzij je ons vooraf toestemming voor dergelijk gebruik verleent. Persoonsgegevens van klanten/leveranciers kunnen worden verwerkt op basis van de volgende rechtsgronden:
- Je hebt toestemming voor de verwerking van jouw persoonsgegevens verleend;
- De verwerking is nodig om een overeenkomst metje ten uitvoer te leggen;
- De verwerking is nodig om te voldoen aan een juridische verplichting waaraan wij zijn onderworpen; en
- De verwerking is nodig voor het behartigen van de legitieme belangen van Kinly of een derde partij, tenzij de belangen en fundamentele rechten van enige persoon daarboven prevaleren. De legitieme belangen van Kinly omvatten in ieder geval de hierboven vermelde doeleinden.
Delen we jouw persoonsgegevens met derden?
Binnen Kinly zijn jouw persoonsgegevens alleen toegankelijk voor werknemers van Kinly die uit hoofde van hun functie toegang nodig hebben tot jouw persoonsgegevens in het kader van de hierboven beschreven doeleinden.
Het is mogelijk dat we jouw persoonsgegevens delen met derde partijen. Dit kan voor ons nodig zijn om te voldoen aan onze verplichtingen die voortvloeien uit de overeenkomst waarbij jij partij bent, of omdat we wettelijk verplicht zijn om jouw persoonsgegevens te delen.
Als we jouw persoonsgegevens delen met derde partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken (hierna: dataverwerkers), zullen we ervoor zorgen dat jouw persoonsgegevens beschermd blijven in overeenstemming met de eisen van de GDPR, de bepalingen van deze verklaring en de overeenkomsten voor gegevensverwerking die we met deze derde partijen hebben gesloten.
Kinly deelt jouw persoonsgegevens met de volgende derde partijen: leveranciers van IT-systemen, verwerkers, accountants, verzekeraars, externe juridische adviseurs, toezichthouders, aan Kinly gelieerde bedrijven, externe dienstverleners en advertentiepartners.
Hoe lang slaan we jouw persoonsgegevens op?
Kinly slaat persoonsgegevens niet langer op dan strikt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze gegevens worden verwerkt. Voor sommige typen gegevens dienen we verplichte bewaarperioden in acht te nemen, bijvoorbeeld in het kader van de belastingwetgeving. Over het algemeen stellen we ons ten doel om persoonsgegevens van klanten/leveranciers niet langer te bewaren dan twee (2) jaar, tenzij er een langere of kortere verplichte bewaarperiode op de desbetreffende persoonsgegevens van kracht is.
Alle persoonsgegevens die wij bewaren voor mensen die informatie aanvragen zullen bij ons in bestand blijven totdat zij een verzoek indienen voor de verwijdering van hun persoonsgegevens. Kinly zal persoonsgegevens in ieder geval nooit langer bewaren dan toegestaan door de wetgeving inzake gegevensbescherming en/of lokale wettelijke bewaarperioden.
Dragen we jouw persoonsgegevens over?
De internationale aanwezigheid van Kinly resulteert in de overdracht van persoonsgegevens naar andere bedrijven die deel van Kinly uitmaken en naar derde partijen. Deze bedrijven en derde partijen bevinden zich mogelijk in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zoals de Verenigde Staten. Kinly is gevestigd in Nederland, Noorwegen, Singapore en het Verenigd Koninkrijk. De hosting en opslag van jouw persoonsgegevens vindt plaats in datacenters in Nederland, Noorwegen, het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten. We maken gebruik van externe leveranciers voor de opslag van jouw persoonsgegevens en hebben overeenkomsten met hen gesloten voor de bescherming daarvan.
In gevallen waarin persoonsgegevens worden overgedragen naar andere landen waar geen sprake is van een voldoende niveau van bescherming zal Kinly passende beschermingsmechanismen op deze persoonsgegevens toepassen. Deze mechanismen hebben de vorm van standaard contractbepalingen.
We hanteren daarnaast standaard contractbepalingen voor de internationale gegevensoverdracht tussen bedrijven die deel uitmaken van Kinly.
Neem voor meer informatie over de beschermingsmechanismen die Kinly hanteert contact op met privacy@kinly.com.
Welke rechten heb je?
Op basis van de GDPR heb je diverse rechten ten aanzien van jouw persoonsgegevens. Dit zijn:
- het recht op inzage in de persoonsgegevens die we verwerken
- het recht op rectificatie van jouw persoonsgegevens als die feitelijke onjuistheden bevatten
- het recht op de verwijdering van jouw persoonsgegevens
- het recht op inperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens
- het recht op de overdraagbaarheid van jow persoonsgegevens
- het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens
- het recht om jouw toestemming voor de verwerking van jouw persoonsgegevens in te trekken
Als je deze rechten wenst uit te oefenen kun je daartoe een verzoek bij ons indienen via privacy@kinly.com. Mogelijk vragen wij je om bewijs van jouw identiteit.
Als je niet tevreden bent met de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de relevante toezichthoudende instantie. Op https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en tref je een overzicht aan van alle Europese autoriteiten op het gebied van gegevensbescherming.
Nederland
De volgende entiteiten van Kinly zijn in Nederland zijn gevestigde verwerkingsverantwoordelijken:
- Kinly Benelux B.V.
Voor vragen kun je contact opnemen via privacy@kinly.com of een brief richten aan de lokale data privacy officer: Kinly Benelux B.V. Attn. S. Beesems, Radarweg 29, 1043 NX, Amsterdam, The Netherlands.
Verenigd Koninkrijk
De volgende entiteiten zijn in het Verenigd Koninkrijk gevestigde verwerkingsverantwoordelijken:
- AVMI Kinly Ltd.
Voor vragen kun je contact opnemen via privacy@kinly.com of een brief richten aan de lokale data privacy officer: AVMI Kinly Ltd, Attn. T. Wilson, Europe House, 170 Windmill Road, Sunbury on Thames, Middlesex TW16 7HB United Kingdo
Verenigde Staten
De volgende entiteit is in Verenigde Staten gevestigde verwerkingsverantwoordelijke:
- Kinly Inc.
- AVMI Inc.
Voor vragen kun jecontact opnemen via privacy@kinly.com of een brief richten aan de lokale data privacy officer: Kinly Inc, Attn. J. Maynard, 2 Ridgedale Avenue, Suite 100, Cedar Knolls, New Jersey 07927, United States.
Noorwegen
De volgende entiteiten zijn in Noorwegen gevestigde verwerkingsverantwoordelijken:
- Kinly AS
- VCV Nordics AS
- Viju AS
Voor vragen kun je contact opnemen via privacy@kinly.com of een brief richten aan de lokale data privacy officer: Kinly AS, Attn. S.E. Jensen, Luramyrveien 79, 4313 Sandnes, Noorwegen.
Contact en wijzigingen van deze privacyverklaring
Voor eventuele vragen of zorgen over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens en privacy omgaan kun je contact opnemen via privacy@kinly.com.
Deze verklaring is voor het laatst bijgewerkt op 01/01/2021.